TÜBİTAK Açıklamalar ve Örnek Belgeler

Kabul edilen Projenin Sözleşmesi ve Gerçekleştirme Görevlisi Atama Yazısı 2 nüsha olarak proje dosyası açılması için BAPK birimine teslim edilir.

Projede çalışmayan bursiyer var ise ivedi olarak aşağıda açıklamalarda yer alan evrakların hazırlanıp SGK Giriş işlemlerinin yapılması için Rektörlük İdari ve Mali D. Bşk. katında Genel Evrak Şb. Md. ne teslim edilmesi gerekmektedir.

Çalışmayan bursiyerin SGK giriş tarihi itibari ile burs hesaplaması yapılır.

Çalışan bursiyerin TÜBİTAK Onay Yazısı tarihi itibari ile burs hesaplaması yapılır.

Devlet Harcama Belgeleri Yönetmeliğine göre faturayı düzenleyen firma/firma sahibine  ödeme yapılır. Faturayı düzenleyen firma veya firma sahibi dışında kesinlikle ödeme yapılmaz.(Avans Alımları Hariç)

Faturanın arkasına hangi kalemden alım yapılacak ise bütçe tertibi ve “Belge(ler)de yer alan mal ve hizmetler piyasa araştırması yapılarak en uygun şartlarda satın alınmıştır ve belirtilen taşınır mallar muayene ve kabulü yapılarak tam ve kusursuz olarak teslim alınmıştır.”  ibaresi yazılacak ve proje yürütücüsü adı soyadı imzası tarih yer alacaktır.(Onay Şerhi)

Tübitak harcamalarında ödeme Kurum Hissesinden yapılacaksa;

  1. Bölüm Payı; yürütücü onay yazısı ilgi tutulacak şekilde bölüm başkanı onay yazısı - EBYS
  1. Dekanlık Payı; yürütücü onay yazısı ve bölüm başkanı onay yazısı ilgi tutulacak şekilde dekan onay yazısı – EBYS

eklenmelidir.

TÜBİTAK’la yapılan, projeyi ilgilendiren yazışmalar ve harcama evraklarından 2 (iki) nüsha Koordinatörlüğümüze gönderilmesi gerekmektedir.

TÜBİTAK projelerinde faturalar Sakarya Üniversitesi Rektörlüğü adına kesilecek ve Proje Numarası mutlaka belirtilecek. GÜMRÜKÖNÜ VERGİ DAİRESİ - 740 0019 721

Hizmet alımlarında (Tevkifatlı Faturalarda) fatura, kesim tarihinden itibaren 10 gün içinde BAP Birimine teslim edilmesi gerekmektedir. Gecikmelerden dolayı "Usulsüzlük - Gecikme Faizi" gibi vergi cezaları  uygulanmaktadır. Süresi içinde teslim edilmeyene faturalardan kaynaklanacak idari ve cezai yaptırımlardan proje yürütücüsü sorumludur.

BAP birimin sorumluluğu harcama evraklarını ön incelemesinin yapılarak ödeme birimine evraklarının sevk edilmesidir. Diğer işlemler ile ilgili proje yürütücüsünün kullandığı TÜBİTAK sayfasından TÜBİTAK uzmanı ile koordineli olarak işlemlerini takip etmesi kendi sorumluluğundadır.

Proje sözleşmesinde belirtildiği üzere proje yürütücüsü projenin idari, mali ve hukuki sorumlusudur.

 

BURSİYER İŞLEMLERİ için;

SGK Giriş için;

Çalışmayan bursiyerlerin; ait olduğu projede bursiyerliğinin başladığı tarihte SGK girişinin yapılması gerekmektedir. En az 1 hafta öncesinden

  1. SGK - Giriş Dilekçesi
  2. SGK - Bursiyer Bilgi Formu
  3. SGK - Bursiyer Öğrenci Çalıştırma Sözleşmesi
  4. Kimlik Fotokopisi
  5. TÜBİTAK Bursiyer Onay Yazısı

evraklarını güncel tarihli olarak Rektörlük - Genel Evrak Şube Müdürlüğü Servisine teslim etmeleri gerekmektedir.

SGK Çıkış için;

SGK çıkış İşlemi için evrak teslimi bursiyerlik süresi bitmeden en az bir hafta önceden verilmesi gerekmektedir.

  1. SGK - Çıkış Dilekçesi

evrakını güncel tarihli olarak Rektörlük - Genel Evrak Şube Müdürlüğü Servisine teslim etmeleri gerekmektedir.    

Burs Ödemesi için;

  1. Bursiyer Bilgi Formu,
  2. Kimlik Fotokopisi,
  3. Güncel Tarihli Öğrenci Belgesi (e-devlet sistemi üzerinden alınabilir),
  4. Güncel Tarihli Müstehaklık Belgesi (e-devlet sistemi üzerinden alınabilir),(Çalışan bursiyerden istenmemektedir.)
  5. Hangi Kalemden Ödeneceğini Gösteren Bütçe Sayfası,
  6. TÜBİTAK Bursiyer Onay Yazısı (İlk burs ödemesi alırken getirilmesi gerekmektedir.)

gerekmektedir.

PTİ (Proje Teşvik İkramiyesi) ÖDEMESİ için;

  1. PTİ İstek Dilekçesi,
  2. Kimlik Fotokopisi,
  3. Güncel Maaş Bordrosu,
  4. Hangi Kalemden Ödeneceğini Gösteren Bütçe Sayfası,

gerekmektedir.

AVANS İŞLEMLERİ için;

Alınan ön ödemelerin yurt içi alımlarda en geç iki ay içinde, yurt dışı alımlarda en geç altı ay içinde, seyahatler için ayrıca alınan ön ödemelerin ise seyahat bitiminden (önceden yapılmış bir programa bağlı olarak ve aralarındaki süre on günü geçmeyecek periyotlar halinde birden fazla yapılan seyahatler tek bir seyahat olarak kabul edilir.) sonra otuz gün içinde kapatılması gerekir. Arkeolojik kazı çalışmaları gibi uzun süreli saha çalışmalarında alınan ön ödemeler altı ay içinde mahsup edilebilir. Alınan ön ödeme ile gerçekleştirilecek harcamaların sözleşmede belirtilen proje bitiş tarihinden önce yapılması esastır.

Harcanan tutarlara ilişkin kanıtlayıcı belgeler (fatura makbuz vb.) Sakarya Üniversitesi Rektörlüğü adına kesilecek ve Proje Numarası mutlaka belirtilecek. GÜMRÜKÖNÜ VERGİ DAİRESİ - 740 0019 721

Harcanan tutarlara ilişkin kanıtlayıcı belgelerin arkasına (fatura makbuz vb.) “Belge(ler)de yer alan mal ve hizmetler piyasa araştırması yapılarak en uygun şartlarda satın alınmıştır ve belirtilen taşınır mallar muayene ve kabulü yapılarak tam ve kusursuz olarak teslim alınmıştır.”  ibaresi yazılacak ve proje yürütücüsü adı soyadı imzası tarih yer alacaktır. (Onay Şerhi)

"Proje bütçesinde yer almak kaydı ile ön ödeme talebinin yapıldığı tarihten önceki bir tarihi taşıyan harcama belgesi ön ödemenin mahsubunda kabul edilebilir."

Mevcut avans kapatılmadan yenisi verilemez.

Mahsup döneminde verilen harcama belgelerinin de, ön ödemenin yapıldığı tarih ile en geç ait olduğu bütçe yılının son günü arasındaki tarihi taşıması gerekir.

Süresi içinde mahsup edilmeyen (kapatılmayan) avanslar hakkında 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun hükümleri uygulanır.

Avans (Ön Ödeme) Talebi için;

  1. Ön Ödeme Formu
  2. Hangi Kalemden Ödeneceğini Gösteren Bütçe Sayfası,

Avans Mahsubu (Kapatma - Satınalma) için;

  1. Mahsup Kesin Hesap Formu
  2. Harcanan tutarlara İlişkin Kanıtlayıcı Belgeler (Fatura Makbuz vb.)
  3. Güncel Tarihli Vergi Borcu Yoktur Yazısı (fatura tutarı 2.000,00 TL ve üzerinde ise),
  4. Muayene Raporu (ilgili birimin mali işler ofisinde düzenlenecek),
  5. Taşınır İşlem Fişi (mal ve malzeme alımı ise taşınır işlem fişi ilgili birimin mali işler ofisinde düzenlenecek)

Avans Mahsubu (Kapatma - Yurtdışı Görevlendirme) için;

  1. Mahsup Kesin Hesap Formu
  2. Uçak Bileti (e-fatura  veya e-bilet)
  3. Boardin Pass (biniş kartı)
  4. Pasaport Fotokopisi (Kimlik bilgilerinin olduğu öz yüz ve giriş-çıkış mührünün olduğu sayfalar olacak şekilde)
  5. Yolluk Ödemelerinde proje yürütücüsü tarafından görevlendirildiğine dair yazı.
  6. Rektörlük Oluru (bölüm üzerinden alınan rektörlük oluru ekleri ile birlikte)

Avans Mahsubu (Kapatma – Yurtiçi Görevlendirme) için;

  1. Mahsup Kesin Hesap Formu
  2. Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi
  3. Yolluk Ödemelerinde proje yürütücüsü tarafından görevlendirildiğine dair yazı.
  4. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı - FYK (bölüm üzerinden alınan fakülte yönetim kurulu kararı - FYK ekleri ile birlikte)

SATINALMA ÖDEMESİ için;

  1. Fatura,
  2. Güncel Tarihli Vergi Borcu Yoktur Yazısı (fatura tutarı 2.000,00 TL ve üzerinde ise),
  3. Muayene Raporu (ilgili birimin mali işler ofisinde düzenlenecek),
  4. Taşınır İşlem Fişi (mal ve malzeme alımı ise taşınır işlem fişi ilgili birimin mali işler ofisinde düzenlenecek)
  5. Hangi Kalemden Ödeneceğini Gösteren Bütçe Sayfası,

gerekmektedir.

GÖREVLENDİRME ÖDEMESİ için;

Yurtdışı kongre için;

  1. Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi
  2. Katılım Belgesi (fotokopisi katılımcı tarafından imzalanacak.)
  3. Katılım Ücret Belgesi (ödeme evrağı yabancı dilde ise türkçe çevirisi yapılıp, katılımcı tarafından "tarafımca çevrilmiştir" ibaresi yazılıp imzalanacaktır.)
  4. Uçak Bileti (e-fatura  veya e-bilet)
  5. Boardin Pass (biniş kartı)
  6. Pasaport Fotokopisi (Kimlik bilgilerinin olduğu öz yüz ve giriş-çıkış mührünün olduğu sayfalar olacak şekilde)
  7. Yolluk Ödemelerinde proje yürütücüsü tarafından görevlendirildiğine dair yazı.
  8. Rektörlük Oluru (bölüm üzerinden alınan rektörlük oluru ekleri ile birlikte)
  9. Hangi Kalemden Ödeneceğini Gösteren Bütçe Sayfası,

gerekmektedir.

Yurtiçi kongre için;

  1. Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi
  2. Katılım Belgesi (fotokopisi katılımcı tarafından imzalanacak.)
  3. Katılım Ücret Belgesi (ödeme evrağı yabacı dilde ise türkçe çevirisi yapılıp, katılımcı tarafından "tarafımca çevrilmiştir" ibaresi yazılıp imzalanacaktır.)
  4. Yolluk Ödemelerinde proje yürütücüsü tarafından görevlendirildiğine dair yazı.
  5. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı - FYK (bölüm üzerinden alınan fakülte yönetim kurulu kararı - FYK ekleri ile birlikte)
  6. Hangi Kalemden Ödeneceğini Gösteren Bütçe Sayfası,

gerekmektedir.

Alan-Saha Araştırması (yurtiçi) vb. için;

  1. Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi
  2. Yolluk Ödemelerinde proje yürütücüsü tarafından görevlendirildiğine dair yazı.
  3. Fakülte Yönetim Kurulu Kararı - FYK (bölüm üzerinden alınan fakülte yönetim kurulu kararı - FYK ekleri ile birlikte)
  4. Hangi Kalemden Ödeneceğini Gösteren Bütçe Sayfası,

gerekmektedir.

Alan-Saha Araştırması (yurtdışı) vb. için;

  1. Geçici Görev Yolluğu Bildirgesi
  2. Uçak Bileti (e-fatura  veya e-bilet)
  3. Boardin Pass (biniş kartı)
  4. Pasaport Fotokopisi (Kimlik bilgilerinin olduğu öz yüz ve giriş-çıkış mührünün olduğu sayfalar olacak şekilde)
  5. Yolluk Ödemelerinde proje yürütücüsü tarafından görevlendirildiğine dair yazı.
  6. Rektörlük Oluru (bölüm üzerinden alınan rektörlük oluru ekleri ile birlikte)
  7. Hangi Kalemden Ödeneceğini Gösteren Bütçe Sayfası,

gerekmektedir.

 

NOT: BAPK birimine harcama evraklarından 2'şer nüsha teslim edilmelidir.