Dış Kaynaklı Projeler - Satınalma
Değerli Proje Yürütücülerimiz,
Dış kaynaklı projeleriniz kapsamındaki satınalma işlemlerini hızlı ve hatasız bir şekilde tamamlayabilmeniz için izlemeniz gereken iş akış süreci ve gerekli belgeler aşağıda bilginize sunulmuştur.
1. Başvuru ve Talep Aşaması
Satınalma sürecini başlatmak için gerekli belgeleri hazırlayarak BAP Birimi’ne başvurmanız gerekmektedir. Hazırlanacak belgeler şunlardır:
- Harcama Talep Formu: Proje yürütücüsü tarafından ıslak imzalı olarak hazırlanmalıdır.
- Teklif veya Proforma Fatura: Sakarya Üniversitesi Rektörlüğü adına düzenlenmiş proje yürütücüsü ad-soyadı ve proje numarası bilgilerini içeren, firmaya ait imzalı ve kaşeli 1 adet teklif/proforma fatura.
- Bütçe Çıktısı: Proje yürütücüsü, ilgili proje sayfasından güncel proje bütçesini kontrol ederek sistemden aldığı çıktıyı evraklara eklemelidir.
Önemli Not: Yukarıdaki tüm belgeler tek bir PDF dosyası haline getirilerek ulusalproje@sakarya.edu.tr adresine e-posta yoluyla gönderilmelidir.
2. Harcama Talimatı ve Onay Süreci
Belgeleriniz BAP Koordinatörlüğü Harcama İşlemleri Birimi’ne ulaştıktan sonra:
- MYS üzerinden Harcama Talimatı Onay Belgesi hazırlanır.
- Bu belge sırasıyla Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından sistem üzerinden onaylanır.
3. Fatura Kesim Onayı
Onay işlemleri tamamlandığında, Proje Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisine BAP Koordinatörlüğü Harcama İşlemleri Birimi tarafından bir fatura kesim onay maili gönderilir. Faturanın düzenlenmesi aşamasında dikkat edilmesi gereken teknik detaylar bu mail içerisinde tarafınıza iletilecektir.
4. Muayene Kabul ve Taşınır İşlemleri
Fatura kesildikten sonra yürütücünün bağlı olduğu birimde şu işlemler gerçekleştirilir:
- Kesilen faturaya istinaden Muayene Raporu düzenlenir.
- BAP Birimi, fatura ve muayene raporuna dayanarak Taşınır İşlem Fişi oluşturur ve alınan malzemelerin ilgili birime devri gerçekleştirilir.
5. Ödeme Belgelerinin Teslimi
Ödeme sürecinin tamamlanabilmesi için aşağıdaki belgelerin BAP Birimi’ne fiziksel olarak teslim edilmesi gerekmektedir:
- Fatura: Üzerinde proje yürütücüsünün el yazısıyla yazılmış şu şerh bulunmalıdır: "Belgelerde yer alan mal ve hizmetler piyasa araştırması yapılarak en uygun şartlarda satın alınmıştır ve belirtilen mallar muayene ve kabulü yapılarak tam ve kusursuz olarak teslim alınmıştır." (Ayrıca bütçe hesap kodu belirtilmeli ve yürütücü tarafından imzalanmalıdır.)
- Vergi Borcu Yoktur Yazısı: Firmaya ait güncel vergi borcu durumunu gösteren belge (6183 S.K. 22/A maddesi kapsamında).
- Muayene Raporu.
- Mal ve Hizmet Alım Ödemelerine İlişkin İşlem Kontrol Listesi (Gerçekleştirme Görevlisi İmzalı)
6. Ödeme İşlemi
Tüm evraklar eksiksiz teslim edildikten sonra MYS üzerinden Ödeme Emri Belgesi hazırlanır. Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi onayının ardından ödeme süreci tamamlanır.
İletişim ve Formlar
Destek ve Bilgi İçin:
Yücel TOPRAK (Koordinatör Yardımcısı)
ytoprak@sakarya.edu.tr
Harcama Talep Form:
https://kys.sakarya.edu.tr/tr/DokumanYonetimi/Indir?TanimAdi=harcama_talep_formu
Teklif Formu:
https://kys.sakarya.edu.tr/tr/DokumanYonetimi/Indir?TanimAdi=teklif_formu
