Dış Kaynaklı Projeler - Görevlendirme
Değerli Proje Yürütücülerimiz,
Dış kaynaklı projeleriniz kapsamındaki seyahat giderleri (saha çalışması, sempozyum, kongre vb.) işlemlerini hızlı ve hatasız bir şekilde tamamlayabilmeniz için izlenmesi gereken iş akış süreci ve gerekli belgeler aşağıda detaylandırılmıştır.
1. Başvuru ve Talep Aşaması
Seyahat öncesinde, aşağıdaki belgeleri hazırlayarak süreci başlatmanız gerekmektedir:
- Harcama Talep Formu: Proje yürütücüsü tarafından ıslak imzalı olarak hazırlanmalıdır.
- Görevlendirme Bilgi Formu: Görevlendirmeden faydalanacak her bir araştırmacı için ayrı ayrı düzenlenmeli ve yürütücü tarafından imzalanmalıdır.
- Kadrosuz Araştırmacılar İçin Görevlendirme Bilgi Formu: Yürütücü imzalı olarak hazırlanmalıdır.
- Bütçe Çıktısı: Proje yürütücüsü, ilgili proje sayfasından güncel proje bütçesini kontrol ederek sistemden aldığı çıktıyı evraklara eklemelidir.
Önemli Not: Yukarıdaki tüm belgeler tek bir PDF dosyası haline getirilerek ulusalproje@sakarya.edu.tr adresine e-posta yoluyla gönderilmelidir.
2. Harcama Talimatı ve Onay Süreci
Belgeleriniz BAP Koordinatörlüğü Harcama İşlemleri Birimi’ne ulaştıktan sonra MYS üzerinden Harcama Talimatı Onay Belgesi hazırlanır. Bu belge sırasıyla Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi tarafından sistem üzerinden onaylanır.
3. Bölüm İzin İşlemleri (Kadrolu Araştırmacılar İçin)
Harcama talimatı onaylandığında, yürütücüye izin işlemleri için bölümüne başvurması gerektiği e-posta ile bildirilir. Onaylı harcama talebi dilekçesi, bu e-postanın ekinde araştırmacıya ulaştırılır.
4. Görevlendirme Dönüşü Teslim Edilmesi Gereken Belgeler
Seyahat dönüşünde, harcama türüne göre aşağıdaki belgelerin asılları BAP Koordinatörlüğü Harcama İşlemleri Birimi’ne teslim edilmelidir:
A. Yurt İçi Görevlendirmeler
- Katılım Belgesi: Saha araştırmaları hariç; fotokopisi üzerine isim-soyisim ve imza eklenerek teslim edilmelidir.
- Katılım Ücret Belgesi: Belge yabancı dilde ise yürütücü tarafından üzerine "Tarafımca tercüme edilmiştir" ibaresi yazılarak imzalanmalıdır.
- Görevlendirme Yazıları: Fakülte/MYO tarafından yazılan, Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük Olurunu içeren belgeler.
- Fatura ve Biletler: Otel konaklama faturası, ulaşım biletleri (uçak ise biniş kartları dahil), özel araç ile ulaşım sağlanmışsa araca ait akaryakıt fişleri.
- Seyahat Giderleri Ödemelerine İlişkin İşlem Kontrol Listesi (Gerçekleştirme Görevlisi İmzalı)
B. Yurt Dışı Görevlendirmeler
- Katılım Belgesi: Saha araştırmaları hariç; fotokopisi üzerine isim-soyisim ve imza eklenerek teslim edilmelidir.
- Katılım Ücret Belgesi: Belge yabancı dilde ise yürütücü tarafından üzerine "Tarafımca tercüme edilmiştir" ibaresi yazılarak imzalanmalıdır.
- Seyahat Belgeleri: Uçak biletleri ve biniş (boarding) kartları.
- Yurda Giriş/Çıkış Belgesi: E-devlet üzerinden alınmış barkodlu belge.
- Konaklama Faturası: Mutlaka araştırmacı adına düzenlenmiş olmalı ve proje numarası yer almalıdır.
- Pasaport Fotokopisi: Kimlik bilgileri sayfası ile yurda giriş-çıkış damgalarının bulunduğu sayfalar.
- Seyahat Giderleri Ödemelerine İlişkin İşlem Kontrol Listesi (Gerçekleştirme Görevlisi İmzalı)
Önemli!
- Yönetim Kurulu Kararı ve Rektörlük Oluru İçeriği: Yönetim Kurulu Kararında mutlaka; ".... Nolu projenin seyahat giderleri bütçesinden karşılanmak üzere yolluklu-yevmiyeli, maaşlı-izinli ve diğer tüm masrafların karşılanması" ibaresi yer almalıdır.
- Tarih Uyumu (Yurt İçi): Yönetim Kurulu Karar tarihi, görevlendirme başlangıç tarihinden önce olmalıdır.
- Tarih Uyumu (Yurt Dışı): Rektörlük Olur tarihi, görevlendirme başlangıç tarihinden önce olmalıdır.
- Kritik tarihlere uyulmaması durumunda ödeme işlemi gerçekleştirilememektedir.
5. Ödeme İşlemi
Tüm evraklar eksiksiz olarak teslim edildikten sonra MYS üzerinden Ödeme Emri Belgesi hazırlanır. Gerçekleştirme Görevlisi ve Harcama Yetkilisi onayının ardından ödeme süreci tamamlanır.
İletişim ve Formlar
Destek ve Bilgi İçin:
Yücel TOPRAK (Koordinatör Yardımcısı)
E-posta: ytoprak@sakarya.edu.tr
Harcama Talep Formu:
https://kys.sakarya.edu.tr/tr/DokumanYonetimi/Indir?TanimAdi=harcama_talep_formu
Görevlendirme Bilgi Formu:
https://kys.sakarya.edu.tr/tr/DokumanYonetimi/Indir?TanimAdi=gorevlendirme_bilgi_formu
Kadrolu Araştırmacı Görevlendirme İzni İçin Bölüme Verilecek Dilekçe Örneği:
https://kys.sakarya.edu.tr/tr/DokumanYonetimi/Indir?TanimAdi=bolum_gorevlendirme_talep_formu
Kadrosuz Araştırmacı Görevlendirme Dilekçe Örneği:
https://kys.sakarya.edu.tr/tr/DokumanYonetimi/Indir?TanimAdi=bapk_kadrosuz_arastirmaci_gorevlendirme_talep_formu
