Proje Başvuru Adımları

Güncellenme Tarihi: 30/01/2023

1. Başvurunuza başlamadan önce, seçeceğiniz projenin türüne göre gerekli olan belgelerin güncel formlarını temin ediniz (http://bapk.sakarya.edu.tr/), eksiksiz doldurunuz ve .pdf formatına çeviriniz (Her bir dosya boyutunun 4 Mb’den az olmasına dikkat ediniz).
2. SABİS sisteminden BAP (sarı renkli) menüsünü seçiniz (http://bapk.sabis.sakarya.edu.tr/). Dikkat! SABİS girişi yaptığınız tarayıcıda sizden başka birine ait kullanıcı adıyla giriş yapılmadığından ve kullanıcı adınızın tarayıcıdaki birden fazla sekmede açık olmadığından emin olunuz. Bu aşamada tarayıcıda tek bir kullanıcının aktif olması önemlidir, aksi takdirde sistem güvenlik açısından sizi bir önceki sayfaya yönlendirecektir ve başvuru yapmanız engellenecektir.
3. Başvuruyu sadece “Doktor” unvanına ait kullanıcılar yapabilir. Tez (LÜBAP) projelerinde öğrenci adına “Danışman” başvuruyu yapar. 
4. Proje Başvurusu - Yeni Başvuruyu seçiniz.
5. Eğer başvuru için gerekli açıklamaları okuyup, anlayıp onaylıyor iseniz ilgili kutucuğu işaretleyip, 'Başvuruyu Başlat' butonuna basarak projenizi oluşturmaya başlayınız.
6. Başvurmak istediğiniz proje türüne ait bilgileri giriniz.
7. Sistem sizden proje türünüze göre adım adım bilgiler isteyecektir. Lütfen bu bilgileri eksiksiz olarak doldurarak ilerleyiniz. Dikkat! Yürütücüye ait E-posta adresi bilgisi mutlaka kurumsal uzantılı olmalıdır (@sakarya.edu.tr).
8. Dosya yükleme adımında dosyaları ilgili sekmelere yükleyiniz. Dikkat! Yanlış dosya yüklediğinizi düşünüyorsanız, dosyayı silmek yerine yüklemek istediğiniz yeni dosyayı seçerek kaydet butonuna basınız.
9. Proje başvurunuzu tamamladıktan sonra “Sevk et” butonuna bastığınızda, projeniz “BAPK Ofisi” ne otomatik olarak iletilecektir. Bu aşamada BAPK Ofis Personeli projenizi şekilsel olarak inceleyecektir. İncelemenin zaman alacağını unutmayınız. Her aşamada E-posta ile bilgilendirileceksiniz (E-postalar yalnızca Yürütücüye gitmektedir). Dikkat! Sistemin yoğunluğundan ötürü süreç onayları esnasında e-mail gönderilmeme durumları olabilir. Süreçleri sistem üzerinden “detay” kısmından takip edebilirsiniz.
   1. BAPK Ofis Proje İadesi: Ofis iadesi almış bir proje için E-postanıza gelen yönergeleri izleyiniz. SABİS-Projelerim-Taslaklarım-Detay-Tümü tıklayarak fareyi aşağı çektiğinizde, kim tarafından hangi sebeple iade edildiği sistemde görülmektedir. Gerekli düzeltmeleri yaptıktan sonra projenizi tekrar sevk et butonuna basarak ofisimize iletilmesini sağlayınız.
   2. BAPK Ofis Proje Onayı: Ofis onayı almış bir proje için E-postanıza gelen yönergeleri izleyiniz. Fiziksel evraklarınızı 1 hafta içerisinde ıslak imzalı olarak BAPK proje ofisine teslim ediniz. Sistemden alınan "Proje Başvuru Formu"nun çıktısında Bölüm Başkanı/Müdür imzasının da olması gerekmektedir. Dikkat! Ofise teslim edilen her evrak için sistem üzerinden onay verilmekte ve Yürütücülere teslim alındığına dair bilgi E-postası gitmektedir. Bu sebeple Ofis onayı almayan evraklarınızı BAPK Ofisine teslim etmeyiniz. Yanlış bilgi aktarımı/dosya kaybı/arşivleme işlemlerinin sağlıklı yürütülmesi açısından bu husus önem taşımaktadır.
   3. BAPK Koordinatör İadesi: Koordinatör iadesi almış bir proje için E-postanıza gelen yönergeleri izleyiniz. SABİS-Projelerim-Taslaklarım-Detay-Tümü tıklayarak fareyi aşağı çektiğinizde, hangi sebeple iade edildiği sistemde görülmektedir. Koordinatörümüz tarafından gerekli görülen yerler düzeltilmeli ve proje tekrar sevk et butonuna basılarak ofise iletilmesi sağlanmalıdır. Bu aşamada işlemler-Ofis onayı-Koordinatör onayı şeklinde en başından değerlendirilecektir. Gerekli görülen fiziksel evraklarınızı tekrar ofise teslim etmeniz gerekmektedir.

**Dikkat! Bu aşamada (Fiziksel evraklarınızı ofise teslim etmeden veya ettikten sonra) projenizin çeşitli sebeplerden dolayı iptal veya iade edilmesini istiyorsanız, gerekçesiyle birlikte ıslak imzalı dilekçe (Proje No ve Yürütücü bilgileri muhakkak belirtilmelidir), Rektörlük-Genel Evrak Birimine “Bilimsel Araştırma Projeler Koordinatörlüğü”ne hitaben elden teslim edilmelidir. Lütfen projenizin iade edildiğine dair E-posta almadan aynı proje için yeni bir başvuru yapmayınız. Sistem aynı isimle birden fazla başvuruya izin vermemektedir.

5. BAPK Koordinatör Onayı: Koordinatör onayı almış bir proje için E-postanıza gelen yönergeleri izleyiniz. Bu aşamadan sonra Projeniz BAPK Komisyonuna aktarılmıştır ve değerlendirilmek üzere beklemektedir.
6. BAPK Komisyon Reddi: Komisyon reddi almış bir proje için E-posta ile bilgilendirileceksiniz. SABİS-Projelerim-Taslaklarım-Detay-Tümü tıklayarak fareyi aşağı çektiğinizde, hangi sebeple iade edildiği sistemde görülmektedir.
6. BAPK Komisyon Onayı: Komisyon onayı almış bir proje için E-posta ile bilgilendirileceksiniz.

10. Komisyon onayı alındığına dair E-postanın geldiği tarih projenizin başlama tarihidir. Bu aşamadan sonra, Satın Alma işlemlerinize http://bapk.sakarya.edu.tr/ internet sitesindeki “Harcama İşlemleri” açıklamalarını okuyarak başlayabilirsiniz.
11. Proje Raporları: Proje takibiniz ile ilgili her 6 ayda bir kere “Ara/Gelişme Raporu” nu (BİAP hariç), proje bitiminde ise sonuç raporunu 2 ay içerisinde SABİS-BAP-Projelerim-Raporlar kısmından yükleyerek ofise sevk etmeniz beklenmektedir (Raporlarınız için doldurmanız gereken formlar http://bapk.sakarya.edu.tr/ internet adresinde E-Başvuru-Proje Rapor ve Talep Başvuruları sekmesinde yer almaktadır). Her aşamada E-posta ile bilgilendirileceksiniz. Rapor iadeleriniz için Projelerim-Raporlar-Detay-Tümü’nü seçerek fareyi aşağı indirdiğinizde kim tarafından hangi gerekçe ile iade edildiğini görebilirsiniz. Eksik kısımların düzeltilmesi ve ilgili dosyanın sisteme yüklenip tekrar sevk et butonuna basılarak ofise iletilmesi sağlanmalıdır (Reddedilen raporlar silinmez. Online rapor sayfası üzerinde belirtilmiştir).
12. Proje Talepleri: Proje talepleriniz için (Ek süre, Ek bütçe, Satın alma vb.) http://bapk.sakarya.edu.tr/ internet adresinde E-Başvuru-Proje Rapor ve Talep Başvuruları sekmesinde yer alan Proje Talep Dilekçesi’ni doldurup ıslak imza Projelerim-Talepler kısmından talepte bulunduğunuz ilgili kısma yükleyiniz. Ofise sevk ettiğiniz talebiniz BAPK Ofis Personeli tarafından incelenecek ve tarafınıza onaylandığına veya iade edildiğine dair bilgiler E-posta ile bildirilecektir. Talep iadeleriniz için Projelerim-Talepler-Detay-Tümü’nü seçerek fareyi aşağı indirdiğinizde kim tarafından hangi gerekçe ile iade edildiğini görebilirsiniz. Eksik kısımların düzeltilmesi ve tekrar sevk et butonuna basılıp ofise iletilmesi sağlanmalıdır. Onaylanan taleplerinizin ıslak imzalı belgeleri 1 hafta içerisinde BAPK ofisine teslim edilmelidir.

 

** Dikkat! Evrak karışıklığı/kaybını önlemek adına (Arşivlemenin sağlıklı yapılması açısından tüm başvuru, rapor ve taleplerinizin asılları projenize ait kendi dosyasında saklanmaktadır) sisteme yüklemediğiniz evrakları ofise teslim etmeyiniz. Evraklarınız sistem tarafından onay almadan süreçler ilerletilememektedir. Teslim ettiğiniz evraklarda Proje Numarasının doğru bir biçimde yazıldığından emin olunuz.